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国家行政机关公文格式
第一部分 概述
一、公文格式
(一)公文格式
1、概念：公文格式就是公文的表现形式。
2、范畴：
(1)公文的介质。公文介质也就是公文载体。纸介质公文是行政机关公文的基本表现形式。
与公文纸介质相关的还有公文各项数据的物质表现形式——油墨；公文纸介质产品形态——开本、规格、印刷、装订等，均属于公文格式规范化的范畴。
(2)公文数据的表现形式。包括文字、符号、数字、图表、图形等。
(3)公文要素的排列和标识方法。公文的内容是核心要素，围绕公文内容必然产生其它的要素，如公文要给谁看，就产生了公文的主送、抄送，公文的内容何时生效，就产生了公文的成文时间和印章等等。新的公文格式规定的公文要素有16项。
(二)公文与公文格式的关系。
是内容与形式的关系，公文格式由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。
二、公文格式标准化
(一)标准的概念：对重复性事物和概念所做的统一规定。
(二)标准化的概念：指在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物通过制定、发布、实施标准，达到统一，以获得最佳秩序。
(三)公文格式标准化：
1、沿革。1988年，国家技术监督局发布了GB/T 9704—88《国家机关公文格式》国家标准，这是世界上第一个公文格式的国家标准。1999年，根据国务院办公厅指示，中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局组织对GB/T 9704—88国家标准进行了修订，国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准。
2、公文格式标准化的必要性。
(1)公文格式标准化是公文的性质所决定的。
(2)公文格式标准化是公文处理所需要的。
(3)公文格式标准化是形势发展所推出的。
3、公文格式标准化的意义。
(1)有利于提高政府管理水平；(2)有利于依法行政；(3)有利于保证公文效力的发挥；(4)有利于规范公文处理工作；(5)有利于运用现代化手段管理公文、印制公文。
三、公文格式的改革
(一)为什么对GB/T 9704进行修订
随着科学技术进步，我国各级政府办公自动化的水平均得到相应的提高。特别是经过10年的实践，原标准在应用过程中也出现一些与公文处理实际不相适应的问题，这些问题主要表现在：
1、在原标准中规定的公文用纸以国内16开型为基准纸型的，随着科技进步和各级政府办公自动化程度的提高和改善，16开型公文用纸已不能适应现代化办公的需要。
2、在原标准中规定的图文区偏大，页边留得过小，在实际应用中感觉不十分美观。
3、在原标准中对描述公文中的各要素是采用行和列的坐标形式标识的，操作不方便。
4、在原标准中未规定公文每行的字数和每页的行数，使得排出的公文不整齐。
5、在原标准中未规定公文用纸的质量和印刷装订要求，而使得公文的外在质量得不到保证。
(二)修订原则
1、以国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》为依据。《办法》规定公文格式各要素的定义、原则；“国标”规定各要素的排列顺序和标识规则，纸张、印刷等方面的要求。
2、符合现行纸型、印刷等方面的国家标准。
3、充分考虑实用性、科学性和美观性。
4、标准正文解释与各种公文图样实例结合，方便使用。
5、公文格式设计符合计算机排版和打印装订设备的要求。
(三)修订内容
1、改变了名称，确定了适用范围。
2、调整了结构。
3、改变了公文用纸幅面尺寸。
4、实行了新的定位方法。
5、缩小了图文区。
6、增加了内容。
7、提高了公文的防伪性。
8、有利于计算机的处理。
四、实施99“新国际”的意义
(一)有利于规范我国行政机关公文的格式。
(二)有利于提高行政公文的法律地位。
(三)有利于提高公文处理工作的质量和效率。
第二部分 文本解释
一、范围、通用技术指标和要求(标准1—7，9—10)
(一)范围
1、内容范围：纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
2、适用范围：国家各级行政机关，其它机关如人民团体、企事业单位等。
3、特例：少数民族文字印制的公文参照标准有关规定执行。
(二)为什么要推行国际标准A4型公文用纸
一是现行各国际组织和绝大多数国家的行政公文均采用国际标准A4型，我国行政机关公文采用国际标准A4型符合国际潮流。二是目前我国的造纸与印刷的技术装备已能够完成A4型公文用纸的生产与印制。三是推行A4型公文用纸与我国现行的其他标准是相匹配的。
(三)幅面、版心、页边
幅面尺寸：210mm×297mm，允许偏差±2mm；
版心(图文区)尺寸：156mm×255mm;
天头(上白边)尺寸：37mm±1mm；
订口(左白边)尺寸：28mm±1mm。
(四)排版规格
正文3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
特例：当公文可能出现“此页无正文”时，通过调整行距字距，使正文与印章同处一面，见标准8.2.6.3
(五)纸张、印刷要求
纸张技术指标：见标准4；
印刷要求：双面印刷。
二、公文各要素标识规则(标准8—10)
(一)公文中各要素标识规则简表
〖HJ0〗
〖HT5，5”SS〗
〖BG(!〗〖BHDFG12mm，FK10mm，K27mm，K46mm，K46mmF〗
要素 区域〖〗要素组成〖〗标〓识〓规〓则〖〗标识要求、特殊要求
〖BHDG174mm，FK10mm，K119mmF〗
〖GP〗眉〓〓首〖〗
〖ZB(〗〖BHDG11mm，K27mmZQ，K46mmZQ，K46mmZQ〗
1、〖ZK(〗公文份数、序号〖ZK)〗〖〗版心左上角第1行用阿拉伯数字顶格标识〖〗一般适用于国家绝密、机密级公文
〖BHDG26mm〗
2、〖ZK(〗秘密等级和保密期限〖ZK)〗〖〗顶格标识在版心右上角等1行，两字间空1字，秘密等级和保密期限之间用★隔开〖〗《国家行政机关公文处理办法》第十条，《国家秘密保密期限的规定》、《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》之规定
〖BHDG34mm〗
3、紧急程度〖〗秘密等级3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；保密期限3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行；秘密等级、保密期限之间用★隔开。〖〗《国家行政机关公文处理办法》第十条
〖BHDG34mm〗
4、〖ZK(〗发文机关标识规则〖ZK)〗〖〗发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文为80mm；字体为小标宋体字，红色标识，字号一般小于22mm×15mm〖〗联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文
〖BHDG23mm〗
5、发文字号〖〗由发文机关代字、年份和序号组成，发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布〖〗年份、序号用阿拉伯数码标识，年份标全称，用六角括号“［］”括入，序号不编虚位，不加“第”字
〖BHDG34mm〗
6、签发人〖〗上报公文需标识签发人姓名；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名〖〗多个签发人，主办单位签发人居第1行，其他签发人姓名从第2行起按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并距红色反线4mm
〖BHDG12mm〗
红色反线〖〗发文字号之下4mm处，印一条与版心等宽的红色反线〖ZB)〗〖BG)F〗
〖LM〗 〖HJ0〗
〖BG(!〗〖BHDFG12mm，FK10mm，K27mm，K49mm，K43mmF〗
要素 区域〖〗要素组成〖〗标〓识〓规〓则〖〗标识要求、特殊要求
〖BHDG130mm，FK10mm，K119mmF〗
〖GP〗主〓〓体〖〗
〖ZB(〗〖BHDG9mm，K27mmZQ，K49mmZQ，K43mmZQ〗
7、公文标题〖〗红色反线下空2行，用2号小标宋体字，分1行或多行居中排布〖〗回行时做到词意完整，排列对称，间距恰当
〖BHDG14mm〗
8、主送机关〖〗标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行仍顶格，名称后标全角冒号〖〗当公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送
〖BHDG8mm〗
9、公文正文〖〗主送名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格〖〗数字、年份不能回行
〖BHDG26mm〗
10、附件〖〗在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。附件与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”；不能一起装订，应加标发文字号
〖BHDG8mm〗
11、成文时间〖〗用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”〖〗《国家行政机关公文处理办法》第十条第十项
〖BHDG57mm〗
12、〖ZK()公文生效标识〖ZK〗〗〖〗单一发文不署发文机关名称，成文时间右空4字，印章上距正文2—4mm；印章下弧无字时，采取下套方式，下弧有字时，采取中套方式。两个联合行文印章成文时间左右各空7字，主办机关印章在前，采取同种加盖方式，印章间距不超过3mm。三个以上印章，应将发文机关名称排在发文时间和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，最后一印章之下右空2字标识成文时间〖〗当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得标识“此页无正文”
〖BHDG8mm〗
13、附注〖〗用3号仿宋体字居左空2字，用圆括号标识在成文时间下一行〖〗请示应注明联系人姓名和电话〖ZB〗〗
〖BHDG56mm，FK10mm，K119mmF〗
〖GP〗版〓〓记〖〗
〖ZB()〖BHDG13mm，K27mmZQ，K49mmZQ，K43mmZQ〗
14、主题词〖〗“主题词”用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，间空1字〖〗《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项；《国务院公文主题词表》
〖BHDG19mm〗
15、抄送〖〗左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号〖〗主送机关移至主题词之下，标识方法同“抄送”机关
〖BHDG13mm〗
16、印发机关和印发日期〖〗抄送机关之下占1行位置，用3号仿宋体字，印发机关左空1字，印发时间右空1字〖〗印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识
〖BHDG11mm〗
反线〖〗版记中各要素之下加一条反线，宽度同版心〖〗版记应置于公文最后一页(封四)，版记最后一个要素置于最后一行
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